É possível observar em grandes organizações estruturas complexas que utilizam
um alto número de repositórios e sistemas diferentes para apoiar o
gerenciamento de seus processos e operação. Em um ambiente com essas
características, um controle unificado desses processos fica dificultado pela
necessidade de integração dos diferentes repositórios.
A necessidade de um processo integrado pode ter diversas origens: expansão com
constituição de novas filiais, fábricas e aquisições de outras empresas;
terceirização de serviços, como produção, logística, contabilidade e
manutenção; ou mesmo fusões entre empresas. Empresas podem ser vistas como
organismos heterogêneos devido a características como setores e filiais
dispersas, unidades em países diferentes, negócios distintos pertencentes ao
mesmo grupo, etc. Em muitos momentos, informações advindas de diferentes partes
de uma empresa devem ser relacionadas, como, por exemplo, em processos de
tomada de decisões.
A revista Energia Hoje, em sua edição de junho, aponta a necessidade das
companhias de engenharia em manter contato direto com o banco de dados de
materiais da construtora. A falta de integração pode acarretar a perda de
material por erro de solda, sobra por erro de compra ou gastos de mobilização
desnecessários, como a contratação de pessoal para executar uma tarefa ainda
não iniciada. Outro exemplo muito usado é o uso da integração de sistemas em
processos logísticos, permitindo maior rapidez nas operações, redução de
custos, aumento da continuidade e maior visibilidade das funções produtivas.
Isso apenas para pontuar alguns exemplos. Podemos observar inúmeros casos onde
uma integração efetiva de sistemas afeta positivamente na agilidade de
negócios. Para ilustrar essa realidade através de números, um estudo realizado
pela consultoria Gartner com 700 empresas revelou que mais de 50% dos
entrevistados sentiu grande impacto neste aspecto ao adotar procedimentos de
integração.
Em um primeiro momento, traçar uma estratégia para a integração pode parecer
uma tarefa nada fácil. No entanto, as abordagens podem ser orientadas nas
informações como partes de aplicações ou como resultados de processos
organizacionais. Algumas ações podem ser imediatas, como identificar atividades
que necessitam de informações de terceiros, priorizando as trocas em tempo
real. Deste modo, evita-se pedidos por emails, telefones ou programas de
sincronização. Deve-se também mitigar a duplicação de informações entre
diferentes fontes. Essa ação acarreta inconsistências mesmo após a consolidação
dos dados. Em muitos casos, a duplicação de dados ainda depende de uma
interação manual, o famoso “Ctrl-C Ctrl-V”, o que só piora a situação, devido
a erros por distração, frequentes em trabalhos repetitivos.
O importante é não ter medo de inovar. Optar pela integração de sistemas requer
uma revisão de atividades rotineiras e um ajuste nos processos empresariais.
Como consequência, estes processos se tornam mais dinâmicos e ágeis, provendo
mais flexibilidade e aumentando a capacidade de atualizar procedimentos internos e
externos.
Fernando Guimarães Ferreira é sócio fundador da empresa residente TWIST